Waarom Minto's piramideprincipe niet genoeg is voor beleidsnota's

De beleidsnota lag er perfect bij. De conclusie bovenaan en drie argumenten volgens MECE (geen overlap, geen gat). Precies zoals geleerd en precies zoals het piramideprincipe volgens Minto voorschrijft.

De wethouder stuurde hem terug.

De redenering rammelde niet en de conclusie was niet fout. Maar de nota miste twee dingen die een bestuurder echt nodig heeft: het kader waarbinnen het advies geldig is, en het uitvoeringspad ná het besluit.

De piramide, hoe prachtig ook geconstrueerd, had geen antwoord op meerdere van zijn vragen.

Het probleem zit dieper dan een vergeten stap: het piramideprincipe lost een ander probleem op dan het probleem dat jij hebt.

Minto loste het goed op. Voor iemand anders

Barbara Minto treedt in 1963 toe bij McKinsey, als eerste vrouwelijke MBA’er die het bureau aanneemt. Ze redigeert rapporten uit Londen, Parijs, Cleveland en Düsseldorf, en ziet in elk kantoor hetzelfde patroon: bevindingen die maar niet uitkomen bij een heldere conclusie.

Haar diagnose: het probleem zat in het denken, niet in de taal, en terecht.

Een McKinsey-consultant krijgt een vraag van een klant. Die vraag staat vast vóórdat het schrijven begint. Het onderzoek is gedaan, het advies is er. De enige resterende taak is overtuigend presenteren. Minto’s piramide is precies daarvoor gebouwd. Conclusie eerst, argumenten MECE Het Engelse acroniem MECE staat voor Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive, oftewel wederzijds exclusief en gezamenlijk compleet. Het is een groeperingsprincipe met als uitgangspunt dat een groep in subgroepen wordt opgedeeld die geen overlap kennen en gezamenlijk de gehele groep representeren. eronder met bewijs per argument. Het werkt voor dat probleem.

Maar niets in Minto’s methode gaat over het formuleren van de vraag zelf en het kader waarbinnen het antwoord mag vallen, en niets over wat er ná het antwoord gebeurt.

Dat is eerder een keuze dan een fout, bewust of niet. De methode structureert uitsluitend het middenstuk van een besluitvormingsproces, en dat is precies het deel dat een consultant nodig heeft. De klant heeft de vraag gesteld. Het kader lag vast in de opdracht. De uitvoering is aan de klant zelf.

Voor een beleidsmedewerker is die luxe er niet. Hij formuleert zelf de bestuurlijke vraag en bakent zelf het kader af, en hij ontwerpt zelf het uitvoeringspad. Wie het piramideprincipe op zo’n nota loslaat zonder dat te beseffen, levert een antwoord op een vraag die nergens in de tekst is gesteld. Dat is meer dan een vergissinkje: het is een structureel probleem.

IKEA: niet “Minto plus twee stappen”

Mijn IKEA-methode (eigenlijk IKAAA, IK3A) heeft vijf stappen: Inleiding, Kader, Advies, Argumenten, Actie. Sommige mensen die ik dat uitleg, knikken en zeggen: “Ah, Minto met een voorportaal en een uitgang erbij.”

Begrijpelijk, maar fout.

De Inleiding en het Kader zijn het denkwerk. De Inleiding dwingt je een concrete aanleiding én een actievraag te formuleren vóórdat je ook maar één lettergreep wijdt aan een Advies. Het Kader legt vast binnen welke eerdere besluiten en welke wettelijke ruimte dat advies moet passen.

Dat is het fundament waarop de conclusie rust.

Voorbeeld

Neem twee ambtenaren die allebei een nota schrijven over overlast in een woonwijk. Beiden concluderen hetzelfde: “Inzet van een buurtregisseur is de aangewezen oplossing.” Het Advies is identiek. Maar ambtenaar A werkt in een gemeente die in 2023 al besloot dat handhaving wordt belegd bij een externe partij. Ambtenaar B werkt in een gemeente zonder zo’n besluit.

Deelfde conclusie, ander Kader. En dus een compleet ander Advies. Wie dat Kader niet expliciet vastlegt, levert een nota die terugkomt. Of erger: goedgekeurd wordt en bij uitvoering vastloopt op iets wat allang besloten was. Die vraag bestaat bij Minto eenvoudigweg niet. Het kader ligt daar altijd al vast, buiten het document om.

Hetzelfde geldt voor Actie: geen bijlage of to-do-lijstje, maar een test op het Advies zelf.

Kun je niet concreet maken wie wat uitvoert, en tegen welke kosten en binnen welk tijdpad? Dan is de kans groot dat je Advies vager is dan het leek toen het nog alleen in een mooie piramide stond. Die test voert de IKEA-methode door. Minto doet dat niet. In die methode is de uitvoering aan de klant.

Advies en Argumenten – de middelste twee stappen – zijn ook bij de IKEA-methode aanwezig, en hier raken de twee methodes elkaar. Het Advies staat vooraan, net als bij Minto. De Argumenten zijn MECE: geen overlap, samen dekkend. Maar de IKEA-methode schrijft voor hoe die indeling eruitziet:

1. Wet (wat zegt de regelgeving en past het binnen de kaders?)
2. Wil (wat betekent het advies voor betrokkenen? Wat merken zij ervan?)
3. Wens (hoe valt het? Draagvlak en weerstand)

Drie sporen die je dwingen alle relevante perspectieven te adresseren, niet alleen de juridische of alleen de politieke. MECE zegt: geen gat, geen overlap. Het driesporenmodel zegt: dit zijn de drie domeinen waartussen je geen gat mag laten.

Dat is het verschil tussen een structuureis en een inhoudseis. Dit is een overlap met Minto, niet de kern van de IKEA-methode. De kern zit in de stappen ervoor en erna, precies waar Minto het stilhoudt.

Wat dit betekent voor jouw volgende nota

Begin je met je conclusie zonder eerst de bestuurlijke vraag én het kader te hebben uitgewerkt? Dan pas je Minto toe op een probleem waarvoor het niet gebouwd is.

Je argumenten kunnen perfect zijn. Je redenering kan kloppen. Toch krijg je vragen terug over mandaat en uitvoering. Vragen die de piramide niet kon beantwoorden, omdat hij nooit is ontworpen om ze te stellen.

Dus: voordat je één argument opschrijft; heb je het kader al vastgelegd? Weet je zeker dat de wethouder de vraag invult zoals jij?

Als je die vraag niet kunt beantwoorden, begin dan met het kader, niet met de conclusie. Schrijf op welke besluiten al genomen zijn en welke wettelijke ruimte er is, en wat de bestuurder precies wil weten. Pas daarna bouw je de piramide.

Dat is meer dan een extra stap: het is het verschil tussen een nota die terugkomt en een nota die besluit.