Waarom schrijftrainingen falen (en wat wel werkt)

Ziekenhuizen trainen medewerkers in B1-taal voor patiëntenbrieven. Gemeenten investeren in schrijftrainingen. Beleidsmedewerkers leren zinnen korter maken, jargon schrappen en actiever schrijven. De budgetten zijn beschikbaar, de intenties zijn goed.

En toch blijven patiënten, cliënten en burgers klagen over onduidelijke teksten. De oorzaak is dus niet een gebrek aan schrijfvaardigheid. Het komt doordat het probleem ergens anders zit: niet zozeer in de teksten, maar meer in het proces van schrijven zelf.

De Taalunie onderzocht in 2021 waarom overheidsteksten niet worden begrepen. Hun conclusies zijn helder: zinnen zijn vaak te lang (gemiddeld 18-25 woorden in gemeentebrieven), te veel passief, jargon wordt zelden uitgelegd. De aanbevelingen zijn logisch: korter, actiever, minder vaktermen.

En hoewel dit onderzoek zich richtte op gemeentelijke teksten over schuldhulpverlening, weet ik uit eigen ervaring dat het grootste deel van de conclusies ook voor teksten van zorgorganisaties gelden.

Maar tussen die cijfers en conclusies staat iets dat méér zegt dan alle analyses samen.

Spanningen tussen helderheid en gevoeligheid

De professionals geven in interviews aan dat ze worstelen met “complexiteit” en “gevoeligheid”. Ze ervaren spanning tussen “juridisch waterdicht” en “begrijpelijk”. Ze weten dat hun teksten onduidelijk zijn, maar vinden het moeilijk om het probleem op te lossen.

Ik weet zeker dat jij dit ook herkent. Beleidschrijvers en communicatieprofessionals in (zorg)organisaties balanceren dagelijks tussen helder informeren én juridisch dichttimmeren. Tussen duidelijk zijn zonder toezeggingen (want die kunnen later problemen geven) én verdedigbaar richting bestuur. Zelfs als je ziet waar het wringt, krijg je het niet recht.

Dan rijst de eerlijke vraag: is een schrijfcursus alleen genoeg om dit structureel aan te pakken?

Wat je in de praktijk zegt (maar zelden opschrijft)

Het Taalunie-onderzoek analyseerde 139 gemeentelijke teksten over schuldhulp. Ongeveer een derde scoort op het makkelijkste niveau, begrijpelijk voor (bijna) iedereen. Dat kun je vergelijken met het veelgebruikte B1-taalniveau. Ruim de helft van de teksten zit op niveau 2, oftewel te moeilijk voor mensen met alleen basisonderwijs of mbo-1. Dan heb je het dus over 21% van de Nederlandse bevolking.

En hier schrik ik van: de teksten die in overeenkomsten staan die burgers moeten ondertekenen, zitten meestal op niveau 4. Dat niveau is voor vrijwel alle Nederlanders te moeilijk.

Waarom gebeurt dit?

Reden voor de slechte leesbaarheid is dat de meeste teksten meerdere doelen hadden: informeren én juridisch dichttimmeren, helder zijn zonder toezeggingen én toegankelijk voor burgers. En ook het bestuur moet met de teksten in kunnen stemmen.

Al die doelen leiden dus tot taalkundige spanning. Maar eigenlijk is het probleem niet de taal, maar de organisatorische spanning. Want waar spanning is ontstaan compromisteksten. En compromissen zijn zelden glashelder.

In ziekenhuizen speelt hetzelfde

Een patiënt krijgt een brief: “Uw behandeling wordt besproken in het multidisciplinair overleg. U ontvangt te zijner tijd bericht over het vervolg.”

Je kunt die brief herschrijven. Kortere zinnen, geen jargon, actieve taal. Maar de patiënt blijft met dezelfde vragen: wanneer komt dat bericht, wat zijn de mogelijke uitkomsten en wie bel ik als het te lang duurt?

Het Taalunie-onderzoek toont aan waarom: als het zorgproces zelf niet helder is, kan de tekst dat niet compenseren. Geen afgesproken termijn? Dan kun je die ook niet communiceren. Onduidelijke vervolgstappen? Dan kun je ze niet uitleggen.

Het onderzoek laat verder zien wat er gebeurt als lezers zo’n onduidelijke tekst krijgen. Ze raken gestrest. Ze twijfelen. En soms raken ze in paniek. Eén deelnemer aan het onderzoek formuleerde het zo: “Bij het woord deurwaarder slaat de paniek toe, waardoor je over dingen heen leest.” En dat soort paniek ervaren patiënten en cliënten ook vaak door de brieven die ze krijgen.

Ook hier spelen verschillende doelstellingen de schrijver parten: informeren versus geen medische toezeggingen doen, helderheid versus juridische correctheid. De vragen van patiënten zijn herkenbaar, maar we hebben niet altijd de antwoorden paraat omdat het proces die informatie niet biedt.

Schrijfvaardigheid helpt. Maar het proces wint het van de pen. En de patiënt verliest.

Waar de oplossing begint

Kortere zinnen, minder jargon en actieve taal blijven noodzakelijk. Het Taalunie-onderzoek toont aan dat herschrijven helpt: onder originele brieven scoorde 30% op het makkelijkste niveau, na herschrijven was dat 57%. Die winst is reëel en waardevol.

Maar experts in het onderzoek wijzen op iets anders. Ze signaleren dat teksten vaak lijden onder onduidelijke doelen, irrelevante informatie en ontbrekende informatie die juist essentieel is. Een expert vatte het samen: “Ook weer veel tekst, maar wat heeft de lezer eraan?”

Als je al in de voorbereiding complexiteit en organisatorische belemmeringen voelt, ligt een deel van het probleem vóór de tekst. Dan moet je drie vragen stellen voordat je één zin schrijft:

1. Wat moet je lezer weten om te kunnen handelen?
   Dus niet wat wil de organisatie vertellen, maar wat heeft deze specifieke lezer nodig voor zijn volgende stap.
2. Is die informatie compleet of ontbreekt er iets essentieel?
   Zoals een concrete termijn. Of een helder overzicht van vervolgstappen. Of contactinformatie voor vragen.
3. Waar schuurt het tussen wat de organisatie wil zeggen en wat de lezer moet begrijpen?
   Daar waar jij voelt dat juridische zekerheid en menselijke duidelijkheid botsen, zit waarschijnlijk het echte probleem.

Als je die drie punten niet hebt opgehelderd, blijft elke tekst kwetsbaar. Dan kun je korter formuleren en jargon schrappen, maar de onduidelijkheid blijft bestaan omdat die in de inhoud zit, niet in de woorden.

Hoe pak je dit probleem aan?

Het beste is te beginnen waar het Taalunie-onderzoek aangeeft dat het vaak misgaat: bij de voorbereiding. Voordat er één zin staat.

Maak de kernboodschap helder.
Wat moet je lezer doen, weten of voelen na het lezen? Schrijf dat op in één heldere zin. Die zin stuurt alle keuzes die volgen. Zonder die zin schrijf je zonder kompas.

Maak de informatie compleet.
Het onderzoek toont aan dat lezers vastlopen op ontbrekende informatie: geen termijn, geen vervolgstappen, geen contactpersoon. Check of je die gaten kunt dichten vóór je gaat schrijven. En als die informatie er echt niet is? Dan is dat een signaal dat het proces nog niet klopt.

Los organisatorische spanning op.
Daar waar juridische eisen, bestuurlijke verantwoording en menselijke duidelijkheid botsen, moet je expliciete keuzes maken. Zet die keuzes op papier, zodat iedereen weet waarom de tekst is zoals hij is. Documenten die spanning proberen weg te schrijven, blijven onduidelijk.

Pas dan ga je formuleren.
Met een heldere basis worden zinnen vanzelf korter. Woorden worden gewoner. De structuur wordt logischer.

Voor veel organisaties vraagt deze aanpak een cultuurverandering. Van teksten achteraf bijschaven naar communicatie vooraf vormgeven. Van schrijfhulp naar procesontwerp. Dat lukt niet in je eentje, en dat hoeft ook niet.

Wil je dit structureel aanpakken?

Dan helpen mijn trainingen teams om de signalen te herkennen dat informatie nog niet compleet is, waar organisatorische spanning zit en hoe je die oplost vóór je begint met schrijven. Voor organisaties die dit écht willen verankeren, bied ik partnerschap: samen bouwen we processen waarin communicatie vanaf het begin goed is vormgegeven.

De uitdaging

Het Taalunie-rapport is helder: overheidsteksten zijn vaak te lang, te passief en vol met jargon. Korter en actiever schrijven helpt. Herschrijven levert echte winst op.

Maar tussen de regels van het rapport staat de werkelijke uitdaging. Professionals weten dat hun teksten onduidelijk zijn. Ze voelen de spanning tussen wat moet en wat kan. Ze lopen vast, niet omdat ze de taal niet beheersen, maar omdat de informatie zelf nog niet helder is.

Te lang hebben we gedacht dat begrijpelijkheid een taalkwestie is. Maar het is een organisatiekwestie. En dus blijven schrijftrainingen waardevol, maar zijn ze onvoldoende als de voorbereiding en het proces niet kloppen De vraag is niet alleen: hoe schrijf ik dit beter? De vraag is: wat moet ik eigenlijk communiceren, en is dat al helder?

Daar begint begrijpelijkheid. Bij jou, voordat je schrijft.

Zullen we beginnen?

Heb jij een brief, folder of webpagina waar mensen keer op keer over struikelen? Een tekst die je al drie keer hebt herschreven, maar waarover klachten blijven komen?

Ga dan niet nóg een keer aan de zinnen sleutelen, maar probeer deze aanpak:

Neem jouw lastigste tekst en reserveer een uur om drie vragen te beantwoorden.

1. Wat moet je lezer weten?
2. Is die informatie compleet?
3. Waar zit de spanning tussen wat jouw organisatie wil zeggen en wat jouw lezer moet begrijpen of moet doen?

Op basis van je antwoorden, weet je of het probleem in de woorden zit of in wat eraan voorafgaat.

Kan ik je helpen? Maak een afspraak voor een gratis adviesgesprek.

We bekijken samen wat jouw organisatie nodig heeft. Je krijgt geen standaardoplossing, maar een aanpak die past bij jouw situatie.