Je beleidsnota is vaag omdat je niet durft te kiezen

Je schrijft een beleidsnota. Na drie revisierondes weet niemand meer wat er precies in staat. De directie vindt het te vaag, de collega’s kunnen er niet mee werken, en jij weet niet wat je moet veranderen.

Dat laatste geef je niet toe, want dat zou betekenen dat je niet toegerust bent voor jouw taak. Dus volgt revisieronde vier.

Probeer dit: leg je nota uit aan een AI. Laat het een werkinstructie of checklist afleiden voor één concreet scenario (bijvoorbeeld nachtshift-triage op afdeling X) met wie-wat-wanneer, besliscriteria en een escalatiepad.

Lukt dat niet, dan weet je genoeg: niet omdat AI slimmer is, maar omdat het niet improviseert zoals je collega’s. Een AI vult de gaten in jouw tekst niet in met ervaring, verwachtingen of collegiaal overleg. Het weet immers alleen wat je opschrijft en laat zien wat je niet expliciet hebt opgeschreven. Je kunt ook vragen: identificeer welke specificaties ontbreken om van deze beleidsnota een uitvoerbare werkinstructie te maken.

Op every.to las ik recent een stuk over AI en management. De stelling: AI dwingt tot helderheid omdat het niet improviseert zoals mensen. Een relevante gedachte omdat goed briefen voor AI exact dezelfde discipline vraagt als goed aansturen van teams. In zorgorganisaties zie ik dat veel mensen diezelfde dwang systematisch vermijden.

Vaagheid beschermt wie het beleid schrijft, maar bedreigt wie het moet uitvoeren

Een richtlijn die zegt “neem bij twijfel contact op” lijkt zorgvuldig. Maar als je twijfelt, met wie neem je dan contact op? Binnen welke tijd? Met welke informatie?

Zonder die specificatie krijg je geen instructie. Je krijgt interpretatie. En bij interpretatie krijg je variatie. En variatie levert je, zeker in de zorg, risico op.

Toch blijft “neem bij twijfel contact op” standaardformulering. Expliciete instructies dwingen tot keuzes. Wie schrijft “bel binnen 30 minuten de dienstdoende arts” moet nadenken over wat er gebeurt als die arts niet bereikbaar is, wat er gebeurt als 30 minuten te lang blijkt, wat er gebeurt om 2 uur ‘s nachts.

Vaagheid voorkomt die vragen. Vaagheid schuift verantwoordelijkheid door naar de uitvoering. Voor wie beleid schrijft voelt dat veilig. Voor wie het moet uitvoeren wordt het improviseren. En hoewel ik erg houd van improviseren, in de zorg zijn duidelijkheid en consistentie beter. Dan gaat het als het nodig is een stuk sneller en is daardoor veiliger.

Structuur dwingt je te erkennen wat je niet weet

Een zorgplan met tijdlijnen, verantwoordelijken en escalatiestappen werkt beter dan een zorgplan met een beschrijving in lopende tekst. Dat weten we. Toch kiezen we vaak het tweede.

Gestructureerd schrijven dwingt tot precisie. Bij randgevallen weet je niet altijd wat de beste werkwijze is. Dan moet je uitzoeken bij wie je dat kunt vragen. Of toegeven dat er geen beste werkwijze is.

Beide opties zijn politiek ongemakkelijk. Beschrijvende tekst is dat niet. Bij beschrijvende tekst hoop je dat iedereen het wel snapt.

Maar iedereen snapt het anders.

En drie revisierondes later werkt het nog steeds niet op de vloer. Je blijft herschrijven zonder dat het beter wordt.

De tekst verbetert niet omdat het probleem niet in de tekst zit. Het probleem zit in de bedoeling. En de bedoeling is vaak: rapporteren dat we bezig zijn, niet sturen wat er moet gebeuren.

Tegenwerping hoort erbij: te rigide explicitering kan in complexe casuïstiek schuren. Ja. En daarom formuleer je regels mét benoemde uitzonderingen, besliscriteria en een escalatiepad. Dat geeft duidelijkheid én ruimte en is expliciet vastgelegd.

De prijs van herschrijven

Een beleidsmedewerker schrijft weken aan een nota. Er zijn meerdere revisierondes met de directie, meerdere mails en overleggen over formuleringen en afstemmingen tussen afdelingen.

Dan volgt de implementatie, die niet zelden stagneert omdat afdelingen verschillend interpreteren wat er moet gebeuren. Dus volgt weer overleg om misverstanden recht te trekken en uit te leggen wat bedoeld werd.

De echte kosten zitten niet in de schrijftijd. Die zitten in wat daarna gebeurt. In medewerkers die bellen om te vragen wat er precies staat. In managers die uitleggen wat er eigenlijk bedoeld wordt. In afdelingen die onderling afstemmen omdat het protocol hen daar niet in helpt.

En in het incident dat je niet ziet aankomen omdat het protocol onduidelijk was op het moment dat het ertoe deed.

Herschrijven is veiliger dan erkennen

In veel zorgorganisaties zit kennis in hoofden. Werkwijze is vaak “zo doen we dat hier”, te weinig “zo staat het opgeschreven”. Dat werkt zolang iedereen blijft en de context stabiel is.

Maar die situatie hebben we niet. Er is personeelstekort, hoge werkdruk, stijgende complexiteit. Toch blijven we vasthouden aan impliciete kennis. We noemen het “professionele ruimte” of “vertrouwen in vakmanschap”. Maar wat gebeurt er als de werkdruk zo hoog is dat er geen tijd is voor overleg?

Dan improviseren mensen verschillend. Dan ontstaan fouten die lokaal gerepareerd of verzwegen worden. Dan werken protocollen niet omdat niemand weet wat volgen precies betekent.

AI als röntgenfoto, niet als oplossing

Terug naar die test van het begin: leg je beleidsnota uit aan een AI.

Niet omdat AI je tekst kan schrijven. Maar omdat een AI laat zien waar je vaag bent gebleven. Waar je impliciete kennis veronderstelt. Waar je verantwoordelijkheden niet benoemt.

Een AI improviseert niet. Een AI vult niet in wat je bedoelt. Een AI vraagt: wie doet wat, wanneer, onder welke voorwaarden?

Precies de vragen die je collega’s niet durven stellen.

Omdat erkennen dat je huidige werkwijze niet deugt, consequenties heeft. Een bestuurder die toegeeft dat een protocol onduidelijk was toen er een incident gebeurde, wordt aansprakelijk gesteld. Een beleidsmedewerker die erkent dat een richtlijn niet uitvoerbaar is, moet verantwoorden waarom die dan is vastgesteld. Een manager die toegeeft dat een werkwijze niet helder is vastgelegd, moet uitleggen waarom medewerkers daarmee aan de slag zijn gegaan.

Herschrijven heeft die consequenties niet. Herschrijven is verbeteren. Verbeteren is altijd verdedigbaar. Herschrijven is veilig.

Helderheid maakt kwetsbaar, vaagheid biedt dekking

Als je opschrijft wat er moet gebeuren, word je afgerekend als het niet gebeurt. Als je benoemt wie verantwoordelijk is, kan die persoon falen. Als je tijdslimieten stelt, kun je die overschrijden. Als je uitzonderingen benoemt, erken je dat je niet alles hebt doordacht.

Vaagheid beschermt hiertegen.

Maar wat is de prijs? Medewerkers improviseren. Fouten worden lokaal opgelost of verzwegen. Protocollen worden niet gevolgd omdat niemand weet wat volgen betekent. Kennis verdwijnt zodra iemand vertrekt.

Waarom accepteren we de risico’s van vaagheid terwijl we de risico’s van helderheid vermijden? Omdat vaagheid politiek comfortabel is. Helderheid vergt dat je toegeeft wat je niet weet. En dat vergt moed die niet veel mensen opbrengen.

Prompt tegen vaagheid

Schrijf je eerste versie. Probeer expliciet te zijn over wie wat doet, wanneer, onder welke voorwaarden.

Test hem dan. Niet op je collega’s, die vullen de gaten wel in. Test hem op een AI met deze vragen:

Wat je krijgt is geen betere tekst. Je krijgt een inventaris van wat je niet durfde op te schrijven. Van waar je verantwoordelijkheden verschoof. Van beslissingen die je vermeed.

Die lijst is ongemakkelijk.

Herschrijf op basis daarvan. Stuur je stuk naar je manager of bestuurder.

Verwacht discussie. Niet over formulering. Over wat er moet gebeuren. Over wie verantwoordelijk is. Over wat er gebeurt als het niet lukt.

Die discussies had je drie revisierondes geleden ook kunnen hebben. Maar nu zijn ze niet meer te vermijden.

Terug naar het begin: die beleidsnota na drie revisierondes. Hoeveel revisierondes zijn acceptabel voordat we erkennen dat het probleem niet in de tekst zit, maar in de bedoeling?

Wat kies jij?

Blijf je herschrijven? Of erken je dat vaagheid een keuze is en dat je een instrument hebt om die keuze zichtbaar te maken vóórdat de uitvoering start en je collega’s ermee aan de slag moeten.